München, 04. Februar 2013 – Der Countdown läuft: Ab Februar 2014 müssen alle Überweisungs- und Lastschriftverfahren in der EU der SEPA-Verordnung entsprechen. Dadurch soll eine einheitliche europäische Zahlungslandschaft („Single Euro Payments Area“) entstehen. Für Verbraucher und Firmen gibt es dann keine Unterschiede mehr zwischen Zahlungen in Euro im Inland oder in andere europäische Staaten. Für Unternehmen, Selbständige, Behörden und Vereine kann die Umstellung je nach Geschäftsmodell sehr komplex sein, bietet aber auch neue Chancen. NTT DATA gibt als internationales IT-Beratungsunternehmen Tipps, was Firmen dabei beachten müssen.
1. Umstellung muss schnell erfolgen
EPA ist keine Option sondern, Pflicht und betrifft alle, die finanzielle Transaktionen in der EU abwickeln. Die nationalen Zahlungsverkehrsverfahren werden in einem Jahr abgeschaltet. Vom DAX-Konzern bis zum Kleingartenverein gilt daher: Rechtzeitig handeln! Die unzähligen Umstellungen werden Banken in der zweiten Jahreshälfte stark beanspruchen. Wer das neue System reibungslos umsetzen möchte, sollte in der Schlange möglichst weit vorne stehen.
2. Prozesse verstehen
Grundsätzlich gilt: Nur wer die beteiligten Prozesse und Systeme versteht, kann erfolgreich auf SEPA umstellen. Hier lauern besonders bei der Lastschrift und im Bereich E-Commerce rechtliche und organisatorische Stolpersteine. Ein Beispiel ist das Einholen und Verwalten von Lastschriftmandaten. Neue Daten wie die Mandats-ID, Lastschriftfolgetypen oder die Gläubiger-ID müssen gepflegt und bei der Übertragung mitgeliefert werden. Zudem ist die Frage offen, ob Lastschriftmandate weiterhin ohne Unterschrift per Internet eingeholt werden können.
3. Alle Unternehmensbereiche an Bord holen
uf den ersten Blick mag SEPA ein IT-Projekt sein, das nur den Zahlungsverkehr betrifft. So stehen neue Formate, andere Fristen und zusätzliche Daten im Mittelpunkt. Bei genauerer Betrachtung wird aber schnell klar, dass sich das neue Zahlungsverfahren auf deutlich mehr Bereiche auswirkt. So muss sich der Vertrieb um die Anpassung von Vertragstexten kümmern. Die Buchhaltung sollte sicherstellen, dass IBAN und BIC nicht nur auf dem Briefpapier an die Stelle von Kontonummer und Bankleitzahl treten. Zudem gilt es, den Kundenservice besonders Anfang 2014 fit für Verbraucheranfragen zu machen.
4. Know-how externer Experten nutzen
Die Banken werden im Falle von SEPA als primäre Wissensträger und Ansprechpartner wahrgenommen. Aufgrund der enormen Menge an Umstellungen können sie die einzelnen Projekte von Unternehmen, Vereinen und Behörden jedoch nicht begleiten. Daher empfiehlt sich das Engagement eines verlässlichen Partners, der sowohl über die Erfahrung als auch die entsprechenden Ressourcen verfügt.
5. Chancen erkennen
Die Änderung des Zahlungsverkehrs erfordert die genaue Analyse von Prozessen und Systemen in Unternehmen. Diese Daten lassen sich später nutzen, um die betroffenen Abläufe intern zu verbessern. Auf diese Weise kann sich die Investition in der Zukunft durch effizientere Geschäftsabläufe auszahlen.